在一般的情況下，當用戶發出列印工作時，列印工作會直接地發送到印表機並立即開始列印。但是，一些情況下，把列印工作直接列印出來會為機構帶來不少問題。有見及此，我們可以將列印工作在列印指令發出與列印之間，針對機構不同部門和印表機的位置設定不同的列印審核方式。以下是常見的例子:
- 安全列印 - 用戶發出列印工作後, 用戶需要到機構指定的電腦作身份核實, 列印工作才會被釋放出來。這確保用戶能安全地收集自己的列印文件而其它用戶也不會“偶然”、“意外”地獲得文件。
- 列印審批 - 另一情況則是，列印工作發出後必需經相關人員批核才可列印。如大量的彩色列印，敏感部門等等。
列印審批只限授權員工/列印工作擁有人(根據不同需要設定)以釋放列印工作。常見的部署方式是在列印範圍安排一台專用電腦管理多台印表機，而用戶亦可通過網頁瀏覽器釋放列印工作。
有關各種使用方案或安裝和配置列印審批工作站的資訊，請參閱用戶手冊。
